Traitement des données des collaborateurs

1. Objet

JUMBO est une solution SaaS destinée aux entreprises et professionnels permettant notamment de gérer les formations de leurs collaborateurs, de suivre leur progression et de conserver les justificatifs et attestations associés.

Dans le cadre de l'utilisation de JUMBO, les entreprises clientes peuvent transmettre à la plateforme certaines données personnelles relatives à leurs collaborateurs et utilisateurs.

La présente page explique la manière dont ces données sont traitées dans le cadre des services JUMBO.

2. Rôle de JUMBO et de l'entreprise cliente

Lorsque JUMBO traite des données personnelles de collaborateurs pour le compte d'une entreprise cliente :

L'entreprise cliente est responsable du traitement.

Elle détermine notamment les finalités pour lesquelles les données de ses collaborateurs sont utilisées et les données nécessaires à son activité.

JUMBO agit en qualité de sous-traitant.

JUMBO traite alors les données conformément aux instructions documentées de son client et uniquement dans le cadre nécessaire à la fourniture des services souscrits.

Cette organisation correspond au cadre prévu par l'article 28 du RGPD pour les traitements réalisés par un sous-traitant pour le compte d'un responsable de traitement.

3. Quelles données peuvent être traitées ?

Selon les fonctionnalités utilisées par le client, JUMBO peut traiter notamment les catégories de données suivantes :

Identité

• nom ;
• prénom ;
• date de naissance, lorsque celle-ci est renseignée par le client et nécessaire à son utilisation de JUMBO.

Coordonnées

• adresse email ;
• coordonnées professionnelles ;
• informations nécessaires à la création du compte utilisateur.

Données relatives à la formation

• formations attribuées ;
• formations suivies ;
• dates de formation ;
• durée ou temps de formation ;
• progression ;
• résultats aux QCM ;
• validations ;
• attestations de formation ;
• historique des formations suivies.

Données relatives au compte utilisateur

• identifiant ;
• droits et niveaux d'accès ;
• statut du compte ;
• historique d'utilisation de la plateforme ;
• données nécessaires à la sécurité et à la traçabilité du compte.

Ces données sont utilisées uniquement dans le cadre des fonctionnalités proposées par JUMBO et des instructions du client.

4. Finalités du traitement

Les données des collaborateurs peuvent être traitées afin de permettre au client de :

• créer et administrer les comptes de ses collaborateurs ;
• attribuer des formations ;
• permettre l'accès aux contenus de formation ;
• suivre les formations réalisées ;
• suivre la progression des collaborateurs ;
• enregistrer les résultats aux QCM ;
• valider les parcours de formation ;
• générer les attestations de formation ;
• conserver l'historique des formations ;
• effectuer des exports et extractions ;
• disposer des éléments nécessaires à la justification des formations suivies ;
• préparer les informations nécessaires en cas de contrôle ;
• assurer la sécurité et la traçabilité des opérations effectuées sur la plateforme.

5. Qui peut accéder aux données ?

Les données sont accessibles uniquement aux personnes habilitées dans le cadre de l'utilisation du service.

Selon la configuration du compte client, peuvent notamment accéder aux données :

• les administrateurs désignés par l'entreprise cliente ;
• les collaborateurs concernés par leur propre compte ;
• les personnes habilitées par le client à administrer les formations ;
• les personnes autorisées chez JUMBO lorsque leur intervention est nécessaire au fonctionnement, à la maintenance ou à la sécurité du service ;
• les prestataires techniques intervenant pour le compte de JUMBO, dans les conditions prévues par le RGPD.

JUMBO ne vend pas et ne loue pas les données personnelles des collaborateurs à des fins commerciales.

Un sous-traitant ne peut en principe réutiliser pour son propre compte les données confiées par son client sans respecter les conditions applicables du RGPD.

6. Sécurité et confidentialité

JUMBO met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données personnelles contre notamment :

• les accès non autorisés ;
• la perte ;
• la destruction ;
• l'altération ;
• la divulgation non autorisée ;
• l'utilisation abusive.

Les accès aux données sont limités aux personnes qui en ont besoin pour assurer leurs fonctions ou la fourniture du service.

Les personnes autorisées à traiter les données sont soumises à des obligations de confidentialité appropriées.

Le RGPD impose au sous-traitant de mettre en œuvre des mesures de sécurité adaptées au risque et d'encadrer les personnes autorisées à accéder aux données.

7. Sous-traitants techniques

Pour assurer le fonctionnement de JUMBO, AURUM & CO. CAPITAL peut faire appel à des prestataires techniques.

Ces prestataires peuvent intervenir notamment pour :

• l'hébergement ;
• la sécurité ;
• l'infrastructure technique ;
• la maintenance ;
• l'envoi d'emails ;
• l'authentification ;
• le fonctionnement des différentes fonctionnalités de la plateforme.

Les sous-traitants ultérieurs sont encadrés conformément aux exigences applicables du RGPD.

Lorsque l'autorisation du client est requise, les modalités applicables sont prévues dans le cadre contractuel.

Le RGPD prévoit notamment que le recours à un sous-traitant ultérieur doit être encadré et que le responsable du traitement doit pouvoir être informé des changements concernés.

8. Conservation des données

Les données des collaborateurs sont conservées pendant la durée nécessaire à la fourniture du service et à l'exécution du contrat conclu entre JUMBO et l'entreprise cliente.

À l'issue du contrat, les données sont traitées conformément aux conditions contractuelles applicables et aux obligations légales de conservation.

Lorsque certaines données doivent être conservées afin de respecter une obligation légale, comptable, fiscale ou afin de permettre la conservation d'une preuve, elles peuvent être conservées pendant la durée nécessaire à cette finalité.

9. Droits des collaborateurs

Les collaborateurs disposent, selon les conditions prévues par le RGPD, de droits concernant leurs données personnelles, notamment :

• droit d'accès ;
• droit de rectification ;
• droit à l'effacement ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition lorsque celui-ci est applicable ;
• droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable.

Lorsqu'une demande concerne des données traitées par JUMBO pour le compte d'une entreprise cliente, le collaborateur peut en priorité exercer ses droits auprès de cette entreprise.

JUMBO apporte son assistance au client lorsque cela est nécessaire pour lui permettre de répondre aux demandes d'exercice des droits.

Le RGPD prévoit expressément que le sous-traitant doit assister le responsable du traitement dans la réponse aux demandes des personnes concernées.

10. Suppression ou restitution des données

À la fin de la prestation, JUMBO applique les modalités prévues dans les conditions contractuelles applicables concernant la restitution, la suppression ou la conservation des données.

Lorsque le responsable du traitement le demande et lorsque la réglementation ne prévoit pas une obligation de conservation, le sous-traitant doit supprimer ou restituer les données conformément au cadre contractuel applicable.

Cette obligation fait partie des exigences prévues par l'article 28 du RGPD.

11. Données utilisées uniquement pour le service

Les données des collaborateurs transmises par une entreprise cliente sont utilisées pour fournir et sécuriser les services JUMBO conformément aux instructions du client.

JUMBO ne commercialise pas les données personnelles des collaborateurs et ne les revend pas à des tiers.

Toute utilisation des données pour une finalité distincte de celle prévue dans le cadre du service doit être traitée conformément aux règles applicables en matière de protection des données.

12. Contact

Pour toute question concernant le traitement des données personnelles dans JUMBO :

Lorsqu'une demande concerne les données d'un collaborateur traitées pour le compte d'une entreprise cliente, il est recommandé de contacter en premier lieu l'entreprise employeur ou cliente de JUMBO.

13. Cadre contractuel

Le traitement des données personnelles des collaborateurs est également encadré par les documents contractuels conclus entre JUMBO et l'entreprise cliente.

Ces documents précisent notamment les obligations respectives des parties concernant la protection des données personnelles, la sécurité, les sous-traitants, l'assistance et la gestion des données à la fin du contrat.

Le RGPD prévoit qu'un contrat entre responsable du traitement et sous-traitant doit notamment définir l'objet, la durée, la nature, la finalité du traitement, les catégories de données et les catégories de personnes concernées.